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Revisión de 21:31 21 jul 2008

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO AL USUARIO.

Sub – Sistema Bienes Nacionales

Datos Generales:

Número de horas:

Pre Requisito: Conocimientos sobre: Contabilidad

Carácter: Obligatorio

Introducción

El siguiente programa tiene por finalidad brindar la capacitación necesaria a los usuarios sobre la funcionalidad del sistema SIGA.

En dicho programa se realiza un recorrido por todos y cada uno de los procesos que conforman a cada Sub – Sistema a fin de cumplir con los objetivos establecidos.

Descripción General

En primer lugar definiremos a SIGA como: “ Sistema de Información Automatizado para la Integración de la Gestión Administrativa, Financiera y Recursos Humanos de Empresas, Institutos de Educación y Entes Autónomos del Estado “

SIGA abarca el desarrollo de sistemas de Bases de Datos que integren procedimientos administrativos, manuales y automatizados, para asegurar, un flujo de información adecuado, actualizado y oportuno que sirva de soporte en la toma de decisiones de cada uno de los niveles de la organización con el fin de mejorar la gestión administrativa, financiera y no financiera de Institutos o Entes Autónomos

Está compuesto por los siguientes Sub – Sistemas:

[[Image:]]Sub – Sistema Bienes Nacionales

Definiciones

1. Definición de Empresa: Proceso que permite definir toda la información relacionada con la Institución como datos propios de la Institución, Definición del formato para el Código de Activos y de Ubicación de los mismos. Para Incluir la Definición de Empresa:

• Ingresar los Datos de la Institución:
  

• • Código que identifica la Institución
  • Nombre de la Institución
  • Dirección de Ubicación
  • Teléfono
  • Fax
  • Correo Electrónico
  • Estado, Municipio y Parroquia

• Definir el Formato y Descripción a seguir para el Código de Activo de la Institución
  

• Definir el Formato y Descripción para el Código de Ubicación de el Activo de la Institución
  

• Seleccionar del Calendario la Fecha de Período y del Ejercicio de la Institución
  

• Ingresar el Código de la Desincorporación
  

• Ingresar el Valor del Porcentaje de Revalor
  

• Presionar (foto) parea guardar los cambios

1. Definición de Ubicación: Proceso que se encarga de definir las distintas ubicaciones de los Activos de la Institución siguiendo el formato previamente establecido en Definición de empresa. Para Registrar una Ubicación:

• • Ingresarel Código de la Ubicación, el cual seguirá el formato predefinido
    

• • Ingresar la Descripción que haga referencia a la Ubicación
    

• • Ingresar la Dirección de la Ubicación
    

• • Presionar (foto) para guardar los cambios
    

• • El sistema emite un mensaje de éxito
    

• • Para consultar el registro que se acaba de incluir podemos verificarlo directamente desde la Lista de las Ubicaciones registradas

Para Modificar una Ubicación:

• Seleccionar de la Lista la Ubicación a modificar
  

• Es importante señalar que los campos modificables son la Descripción y la Dirección de Ubicación
  

• Al realizar las modificaciones presionar (foto) para guardar los cambios
  

• El sistema emite un mensaje de éxito
  

• Podemos verificar las modificaciones consultando la Ubicación directamente desde la Lista.

Para Eliminar una Ubicación:

• Seleccionar de la Lista la Ubicación a eliminar
  

• Presionar ()
  

• El sistema solicita confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema nos lleva automáticamente a la Lista de las Ubicaciones ya registradas donde podemos verificar que el registro fué eliminado con éxito

3. Definición de Proveedor:Tablas: CAPROVEE

CAREGPRO

CARAMPRO

En esta pantalla se incluyen los proveedores a los cuales se les emite una orden de compra/servicio. Para registrar un Proveedor se debe:

• Ingresar el Código del Proveedor, el cual dede ser un código alfanumérico único para cada proveedor, se recomienda usar el mismo número del RIF ya q este es único por cada proveedor
  

• Ingresar el Nombre del proveedor
  

• Pestaña Datos Personales:

• C.I. ó R.I.F. del Proveedor:
  

• N.I.T.: se coloca N.I.T. del proveedor.
  

• Nacionalidad; campo en el que se debe seleccionar una opción Nacional / Internacional dependiendo de la nacionalidad del proveedor.
  

• Actividad Profesional; en la cual se debe seleccionar si la actividad es de tipo Proveedor ó Contratista.
  

• Direccion de ubicación del proveedor
  

• Teléfono de contacto
  

• Número de Fax
  

• Número de RNC
  

• E-mail
  

• Ramo al que provee
  

• Limite de Crédito que posee el proveedor
  

• Cuenta contable asociada; en la cual se indica la cuenta por pagar al proveedor, este dato es importante y siempre debe ser ingresado cada vez que se registre un proveedor. Esto es necesario ya que un proveedor al que se le haga una orden de compra pasa luego a ser un beneficiario al que se le generara una deuda. Al emitir la orden de pago de ese proveedor el Sistema genera un comprobante contable en el que ve reflejada la cuenta por pagar previamente asociada al proveedor contra las cuentas de gasto. Es indispensable crear la cuenta contable en el módulo de contabilidad previamente de forma tal que al momento de registrar un proveedor, poder seleccionar del catalogo la cuenta asociada a este.
  

• Cuenta de Orden: las cuales son asociaciones contables que se le pueden dar a un proveedor en el caso de que se desee llevar información contable de las ordenes de compra/servicio, se usan las cuentas “4” y la inclusión de estas cuentas no es algo obligatorio. En la parte superior derecha del formulario existe un botón con una letra “C” haciendo clic en este se vera que existe un opción en la cal se puede asociar cuentas contables a los movimientos de inventario.

[[Image:]]

• Datos del Registro:
  

• Circunscripción Judicial.
• Fecha del registro.
• Número de Registro Mercantil
• Folio del registro.
• Tomo
• Capital Pagado
• Capital Suscrito
• Datos persona contacto a la cual se contacta, para suministrar información de los artículos o servicios solicitados.

[[Image:]]

• Recaudos
  

• Grupo; se debe seleccionar del catálogo el grupo de recaudos al cual pertenece el proveedor y el sistema automáticamente mostrará los posibles grupos de recaudos solicitados de acuerdo al grupo seleccionado previamente, los cuales se podrán actualizar como consignados cada vez que el proveedor lo haya hecho. Para esto simplemente seleccionamos el recaudo y hacemos clic al botón “-- >>”. Si se selecciono el recaudo equivocado, se selecciona nuevamente y se hace clic en el botón “<< --“. Si se desean consignar todos los recaudos de una vez se hace clic en el botón “>>>>”. Si se desea cancelar los movimientos realizados y colocar todos los recaudos como solicitados se hace clic en el botón “<<<>>>”. previamente definidos.

[[Image:]]

• Otras Cuentas Contables: Se registran aquellas cuentas contables relacionadas con actividades secundarias.

[[Image:]]

Para Modificar un Proveedor:

• Seleccionar de la Lista el Código del Proveedor a modificar
  

• El sistemamuestra la información del proveedor
  

• Los únicos datos que no son modificables es el código, Cédula/Rif, Nit
  

• Presionamos (foto) para guardar las modificaciones
  

• Para verificar si las modificaciones se guardaron con éxito podemos seleccionar de la lista el Proveedor anteriormente modificado

Para Eliminar un Proveedor:

• Seleccionar de la Lista el Código del Proveedor a eliminar
  

• El sistema mostrará la información registrada del Proveedor
  

• Presionar (foto) para eliminar
  

• El sistema verifica con el usuario antes de eliminar
  

• Presionamos Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista de Proveedores donde podremos observar que ya no se encuentra el Proveedor anteriormente eliminado.

1. Definición de Activos: Proceso que permite definir los activos pertenecientes a la Institución. Para Registrar un Activo:

• Ingresar el Código del Activo siguiendo el formato predefinido
  

• Ingresar la Descripción qe haga referencia al Activo
  

• Ingresar la Vida Util del activo
  

• Ingresar la Cantidad de Activos existentes

Para Modificar un Activo:

• Seleccionar el Activo a modificar
  

• Es importante señalar que los únicos campos que se pueden modificar son la Descripción, la Vida Util y Cantidad de Activos
  

• Presionar (foto) para guardar los cambios
  

• Para verificar las modificaciones realizadas podemos consultar el Activo directamente desde la Lista

Para Eliminar un Activo:

• Seleccionar el Activo a eliminar
  

• Presionar (foto)
  

• El sistema emite un mensaje de confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista de Activos donde podremos observar que ya no se encuentra el Proveedor anteriormente eliminado.

5. Definición de Motivos de Disposición: Proceso que se encarga de definir todos aquellos Motivos por los cuales se produce una Disposición (movimientos que afectan el bien de una empresa)

Para Registrar un Motivo:

• Ingresar el Código que haga referencia al Motivo
• Ingresar el Nombre del Motivo
• Indicar si afecta o no la Contabilidad
• Indicar si el Motivo desincorpora o no del Inventario
• Indicar si mejora el Bien o no

Para Modificar un Motivo de Disposición:

• Seleccionar el Motivo a modificar
  

• Es importante señalar que el único dato que se puede modificar es el Nombre del Motivo de Disposición
  

• Presionar (foto) para guardar los cambios
  

• Para verificar las modificaciones realizadas podemos consultar la Disposición directamente desde la Lista

Para Eliminar un Motivo de Disposición:

• Seleccionar el Motivo a eliminar
  

• Presionar (foto)
  

• El sistema emite un mensaje de confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista de los Motivos donde podremos observar que ya no se encuentra el registro anteriormente eliminado.

1. Definición de disposición: Proceso en el cual se definen todos aquellos movimientos que afectan el Bien ó Activo de una Empresa

Para Registrar una Disposición:

• Ingresar el Código y Nombre que haga referencia a la Disposición
  

• Indicar Sí o No:
  • Afecta la Contabilidad
  • Desincorpora del Inventario
  • Mejora el Bien

• Indicar según sea el caso una de las opciones: No Afecta, Aumenta ó Disminuye la Vida Util del Bien
  

• Presionar (foto) para guardar la Disposición
  

• Para verificar que los datos se guardaron correctamente podemos consultarlo directamente desde la Lista de Disposiciones.

Para Modificar una Disposición:

• Seleccionar la Disposición a modificar
  

• El sistema muestra los datos de la Disposición seleccionada
  

• Es importante señalar que una vez definifa una disposición solo se podrá modificar el Nombre de lamisma
  

• Una vez realizadas las modificaciones presionar (foto)
• El sistema muestra un mnsaje de éxito
  

• Para consultar que las modificaciones se guardaron con éxito podemos consultar el registro directamente desde la Lista de Disposiciones
  

Para Eliminar una Disposición:

• Seleccionar la Disposición a eliminar
  

• Presionar (foto)
  

• El sistema emite un mensaje de confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista que contiene las Disposiciones donde podremos observar que ya no se encuentra el registro anteriormente eliminado.

1. Definición de Clasificación Funcional: Proceso que se encarga de definir la clasificación de funciones de un activo.

Para Registrar una Clasificación Funcional:

• Ingresar el Código que identifique la Clasificación Funcional
  

• Ingresar el Nombre de la Clasificación
  

• Presionar (foto) para guardar el registro
  

• El sistema muestra un mensaje de éxito
  

• Podemos consultar el registro directamente desde la Lista que contiene las Clasificaciones Funcionales.

Para Modificar una Clasificación Funcional:

• Seleccionar de la Lista la Clasificación a modificar
  

• El sistema muestra los datos de la Clasificación seleccionada
  

• Es importante señalar que el único dato que se puede modificar es el Nombre de la Clasificación
  

• Al realizar las modificaciones necesarias presionar (foto) para guardar los cambios
  

• Podemos consultar el registro modificado directamente desde la Lista de Clasificaciones Funcionales

Para Eliminar una Clasificación Funciona:

• Seleccionar la Clasificación Funcional a eliminar
  

• Presionar (foto)
  

• El sistema emite un mensaje de confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista que contiene las Clasificaciones Funcionales donde podremos observar que ya no se encuentra el registro anteriormente eliminado.

8. Definición de Cobertura para Seguros: Proceso que permite definir la Cobertura que puede abarcar un determinado seguro.Para Registrar una Cobertura de Seguros:

• Ingresar el Código que identifique la Cobertura para Seguro
  

• Ingresar la Descripción que haga referencia a la Cobertura
  

• Presionar (foto) para guardar el registro
  

• Podemos consultar el registro directamente desde la Lista que contiene las Coberturas.

Para Modificar una Cobertura para Seguro:

• Seleccionar la Cobertura a modificar

• Es importante señalar que el único dato que se puede modificar es la Descripción de la Cobertura
  

• Al realizar las modificaciones necesarias presionar (foto) para guardar los cambios
  

• Para verificar los cambios realizados podemos consultar directamente desde la Lista que contiene las Coberturas

Para Eliminar una Cobertura para Seguros:

• Seleccionar la Cobertura a eliminar
  

• Presionar (foto)
  

• El sistema emite un mensaje de confirmación antes de eliminar
  

• Presionar Aceptar
  

• El sistema automáticamente nos lleva a la lista que contiene las Coberturas donde podremos observar que ya no se encuentra el registro anteriormente eliminado.

Registro de Activos

1. Registro Muebles: Proceso que permite definir aquellos Bienes Muebles pertenecientes a la Institución.

Para Registrar un Mueble:

• En la Pestaña Registro ingresamos todos los datos principales del Mueble:
  

• • Seleccionar el Código del Activo a registrar
    

• • Ingresar en “Código Activo” el Código del bien que haga referencia a dicho activo
    

• • Completamos la Descripción que haga referencia al activo y al bien que se está registrando

• Ingresar un Código Alterno
  

• Seleccionar la Orden de Compra a la que refiere la adquisición del mueble
  

• Ingresar el Número de la Factura de la compra del Mueble
  

• Seleccionar el Proveedor del Mueble
  

• Fecha de la Compra y la Fecha del Cálculo
  

• Seleccionar el Código de la Ubicación del Mueble
  

• Ingresar lo valores correpsondientes a la Vida Util

• En la Pestaña Características del Mueble:
  

• • Ingresamos las características generales del Mueble como: Marca, Modelo, Año, Color, Capacidad, Tipo, Seriales, Nro. de piezas, Placa, Alto, Uso, Largo, Ancho.
    

• • Seleccionar el Código de la Disposición que afecta al Mueble
    

• • Indicar observaciones generales sobre el artículo en caso de haberlas

• En la Pestaña Costo ingresamos los monto pertenecientes a: Valor Inicial, Valor Rescate, Depreciación Mensual y Acumulada, Valor Libros, Valor Adición, Valor Reexpresado, Costo Reposición y Valor Actual

2. Registro Inmuebles: Proceso que permite definir aquellos Bienes Inmuebles pertenecientes a la Institución.

Para Registrar un Inmueble:

• En la Pestaña Registro ingresamos todos los datos principales del Inmueble:
  

• • Seleccionar el Código del Bien o Activo de la Instituci ón

• • Ingresar en “Código Activo” el Número de identificación de activo que se sté registrando
    

• • Completamos la Descripción que haga referencia al activo y al bien que se está registrando

• Ingresar un Código Alterno
  

• Seleccionar la Orden de Compra a la que refiere la adquisición del Inmueble
  

• Ingresar el Número de la Factura de la compra del Inmueble
  

• Seleccionar el Proveedor del Inmueble
  

• Fecha de la Compra y la Fecha del Cálculo (fecha en la que se comienza a depreciar el acivo)
  

• Seleccionar el Código de la Ubicación del Inmueble
  

• Ingresar lo valores correpsondientes a la Vida Util

• En la Pestaña Características del Inmueble se ingresan datos generales como:
  

• • Denominación
    

• • Nro. de Expediente
    

• • Detalle
    

• • Avaluo Actual del Inmueble al momento del registro

• • Avaluo por Comisión que tiene el inmueble
    

• • Clasificación Funcional
    

• • Estado Legal de la Construcción (estado actual de la construcción)
    

• • Observación que se le quiera añadir al registro

• En la Pestaña Linderos se ingresan los puntos de refrencia con el cual limita el inmueble:
  

• • Lindero Norte
  • Lindero Sur
  • Lindero Este
  • Lindero Oeste

• Ingresar la cantidad de metros cuadrados en cuanto a:
  

• • Area del Terreno
  • Area Cubierta
  • Area Construida
  • Otras posibles instalaciones adicionales existentes en el inmueble
  • Area Total del Inmueble
  • Seleccionar el Código de la diposición que afecta al inmueble

• Disposición de Activo.
  

1. Disposición de Muebles: Proceso que permite definir los cambios de estado que pueden pasar los bienes muebles de la institución

Para Registrar una Disposición de Mueble: 

• Seleccionamos en “Código de Catálogo” el número que identifica el bien o activo de la institución
  

• Ingresamos el Código del activo mueble que cambia su disposición
  

• Ingresamos el Número de orden de la transacción que se está definiendo
  

• Seleccionamos en “Tipo” la clasificación del cambio de estado del activo
  

• Seleccionamos en “Motivo” el porque del cambio de estado del activo
  

• En “Fecha” seleccionamos del calendario la fecha en que se realiza el cambio de disposición

• En “Fecha de Devolución” seleccionamos la fecha en la que se tiene que devolver el activo a su lugar de origen
• Ingresamos el “Monto” que cubre el cambio de estado del activo
  

• Ingresar de ser necesario “Detalles” o posibles adiciones que se le colocará al acitvo

• Seleccionar la “Ubicación Origen y Destino” del activo dentro de la Institución
  

• Ingresar de ser necesario las posibles “Observaciones” acerca de la Disposición
  

2. Disposición de Inmuebles: Proceso que permite definir los cambios de estado que pueden pasar los bienes Inmuebles de la institución.

Para Registrar una Disposición de Inmueble:

• Seleccionamos en “Código de Catálogo” el número que identifica el bien o activo de la institución
  

• Ingresamos el Código del activo mueble que cambia su disposición
  

• Ingresamos el Número de orden de la transacción que se está definiendo
  

• Seleccionamos en “Tipo” la clasificación del cambio de estado del activo
  

• Seleccionamos en “Motivo” el porque del cambio de estado del activo
  

• En “Fecha” seleccionamos del calendario la fecha en que se realiza el cambio de disposición

• En “Fecha de Devolución” seleccionamos la fecha en la que se tiene que devolver el activo a su lugar de origen
• Ingresamos el “Monto” que cubre el cambio de estado del activo
  

• Ingresar de ser necesario “Detalles” o posibles adiciones que se le colocará al acitvo

• Seleccionar la “Ubicación Origen y Destino” del activo dentro de la Institución
  

• Ingresar de ser necesario las posibles “Observaciones” acerca de la Disposición

Registro de Seguros

1. Seguro de Muebles: Proceso que permite definir y actualizar todas las pólizas de seguros; además de proporcionarle al usuario la información oportuna y confiable para la administración de los bienes muebles. Para Registrar un Seguro de Muebles:

• Seleccionar en “Código de nivel” el código del Bien o activo de la Institución
  

• Seleccionar el Código del Activo que se está registrando
  

• Ingresar la Descripción que haga referencia al activo que se está asegurando
  

• Ingresar el Número de la Póliza de Seguro
  

• Ingresar la Fecha en la que se realiza la Póliza de Seguro
  

• Ingresar el “Nombre de la Compañía Aseguradora”
  

• Seleccionar la “Cobertura” del seguro
  

• Ingresar el “Nombre del Promotor” que realizó el contrato
  

• Ingresar de ser necesario “Observaciones” adicionales acerca del seguro de muebles

2. Seguro de Inmuebles: Proceso que permite definir y actualizar todas las polizas de seguros; además de proporcionarle al usuario la información oportuna y confiable para la administración de los bienes Inmueble

Para Registrar un Seguro de Inmueble:

• Seleccionar en “Código de nivel” el código del Bien o activo de la Institución
  

• Seleccionar el Código del Activo que se está registrando
  

• Ingresar la Descripción que haga referencia al activo que se está asegurando
  

• Ingresar el Número de la Póliza de Seguro
  

• Ingresar la Fecha en la que se realiza la Póliza de Seguro
  

• Ingresar el “Nombre de la Compañía Aseguradora”
  

• Seleccionar la “Cobertura” del seguro
  

• Ingresar el “Nombre del Promotor” que realizó el contrato
  

• Ingresar de ser necesario “Observaciones” adicionales acerca del seguro de Inmuebles

Contabilidad de Activos

1. Tabla de IPC: Proceso que efectúa la revalorización del bien, se se especifican los porcentajes para cada mes, para que la tabla calcule, todos los cargos de los valores porcentuales + el valor acentuado en el revalor del bien 2. Revalorización: Proceso que revaloriza del bien, el cual especifica el aumento de valor del bien después de su compra por unos ajustes calculados por los valore

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